It is a general argument with in the Government employees that the Right to Information Act 2005 (RTI) takes away their more productive time on just processing the RTI applications and providing information to the applicant who has sought the information under RTI Act. Similarly no training classes of RTI conclude in the absence of such queries like “Is there any mechanism to protect the public servant from Harassment?”

In broader sense, the RTI now a day’s became a dominating pressure creating workforce in the Government functionaries but it was not so before seven years and the current scenario prevails from Oct 2005, the effective date of implementation of RTI Act 2005.

When we raise the question about “why RTI is filed in Government departments?”, the first and foremost vital answer to get is that there exists some problem. The citizen now finds filing a RTI is a simple route to resolve their problem. In some cases the general public tries to get the information through the source of RTI and approach to the other available channels to resolve their problems. In most of the cases, grievances will be redressed on receipt of RTI applications.

In the other hand, the wastage of time in dealing with RTI is mainly due to the lack of Record Management. More time were spent to trace / locate the records which were not been located due to their own poor management record policy. Now this is the time to set right the records which not only easier to locate the information now but also will be useful in the near future to furnish the same when asked in RTI in an efficient manner even after 20 years.

To overcome the stress on RTI applications, the Public Information Officer (PIO) should deal the RTI application with little care instead passing down to the lower level subordinates, as normal paper been dealt. The PIO is expected to read the application full in DAK stage itself and the information sought is not pertains to the own Public Authority these can be transferred at that stage itself. Five days time limit has been provided to transfer the RTI to another Public Authorities which could be done within two days.

The next step is to locate the desired information and also to work out the cost of the same. If any assistance required from other officers under the same Public Authority, the same could be sought immediately. While seeking assistance from other officials / offices, the PIO should seek the specific information sought by the applicant. PIO also obtain the cost of the same information in order to inform to the applicant.

Instead, most of the PIO were just forwarding the application received from the applicant for further action and in some cases the PIO’s were directing other officials to furnish the information directly to the applicant. In this scenario, the PIO’s will be liable for facing show cause notices from Central Information Commission (CIC) in the first instance which creates a panic situation in the working place. The lapses by the defaulting officials will be treated as deemed PIO which is at par with the PIO by the CIC in later stage.

It is also noticed that the PIO’s were intimating the details about the cost of information in the fag end of the stipulated period of disposal (30 days). This leads a very meager time left with for taking huge copies as required in the RTI application and the fees paid. Thus it is advisable to keep a cushion of at least week long duration in hand to take photo copies & provide the information.

The yet another question in the minds of PIO’s is that: “Why 30 Days?; Why not more?” There is no specific reasons were made available for fixation of 30 days target time over the shoulders of PIO. It can be justified with the precedence of the times specified earlier.

To view the said justification, one has to travel in a time machine and move in a backward direction up to the period where Ramayana took place. There was a board meeting going on in the monkey’s kingdom. Several crucial Management decisions were arrived in that meeting. The main agenda of the meeting was to locate Sita.

The series of Managerial activities were decided are: a. Task Definition (To search & locate Sita) b. Identify the Team Leader (Hanuman has identified as Team Leader) c. Recourses to the Team Leader (Requires resources allocated to the Team Leader to perform the Task) d. Target time ( Only 30 days allowed). The 30 days time period was thought of sufficient in that era where the whereabouts of Sita was not known. The Team Leader also not fully aware of the identity of the Task. (Source: Kamba Ramayana)

While coming back to the RTI regime, the 30 days time has been provided to locate the information which is very well within the Public Authority and the Public Authority is fully aware of whereabouts the information. Thus the 30 days provision is fully justifiable in my view.

Hope this article may help to reduce the stress over the handling of RTI applications. If you need more details feel free to contact over mail in tnkdcealhw@gmail.com .

Managing your Task using Excel

எக்சல் என்றால் கணக்கு போடும் சமாச்சாரம்…. கட்டம் போட்ட வேர்ட்…என்று அவ்வளவாய் மக்கள் அதன் உள்ளே பலர் போவதில்லை என்பது என் தாழ்மையான அபிப்பிராயம்.

சரி அந்த குறையை நிவர்த்திக்க நாம ஏதாவது செய்யலாமே??? சும்மா பேசிட்டு இருந்தா யாருக்கு என்ன பிரயோஜனம்??? 

அவங்க அவங்க்களுக்கு ஆயிரம் ஜோலி இருக்கு… நாம் செய்ய வேண்டிய வேலைகள், ஞாபகப் படுத்த வேண்டிய வேலைகள், Due Date போன்ற சமாச்சாரங்கள் ஏகமா இருக்கு..

எல்லாத்தையும் நம்ம மூளை எப்படி ஞாபகம் வச்சிருக்கும்??? (இருக்கிறதே..கொஞ்ச மூளை..)

இதை எக்சல் வச்சி எப்படி சமாளிக்கலாம்கிறது தான் இன்றைய பாடம்…

செய்ய வேண்டிய முடிக்க வேண்டிய வேலைகளை ஒரு லிஸ்ட் போட்டு எக்சலில் தட்டிட்டே வர்ரீங்க… அப்புறம் ஒரு செல்லில் பச்சை கலரில் உங்களுக்கு சிகனல் தரும்… Due Date வந்த அன்னெக்கி சிவப்பு கலரில் மாறிடும்… நல்லா கீதா???

எப்படி பன்றது??

முதல் கம்பத்தில் (Column A) ல் தேதி போட்டுக்குங்க…

B Cloumn நினைவு படுத்த வேண்டிய வேலையை எழுதிக்கிங்க…

அடுத்ததில் எத்தனை நாள் கழித்து தேவையோ…அதை போடுங்க… பத்து நாள் என்றால் 8 நாள் என்று போடுங்க…ஒரு ரெண்டு நாள் Gap கையில் இருக்கட்டும்… இதை மட்டும் செய்தால் அது Raw Data..

இனி Processing Portion க்கு வருவோம்…

Sample Data:

A1 Date
A2 19/07/2011
B1 Name of Reminder
B2 To submit Project Report
C1 Time in days
C2 15
D1 Target

 இங்கே தான் வித்தை ஆரம்பம்..

 D2 =A2+C2

ஒரு தேதி வந்து நிக்கும்…

அதுக்கு தான் கலர் தரனும்.. என்ன பண்றது??? ரொம்ப Simple….Conditional formatting செய்யனும்…

கண்ணுக்கு தெரியாத (உங்களுக்கு மட்டும் தெரியும் செல்லில் =Today() போட்டு வைங்க…அது ஒண்ணும் இல்லை…System Date காட்டும்.. H1 ல் அது இருக்கட்டுமே…

Go to Conditional formatting

Compare the Cell D2 & H1 if Greater than or equal…select Green Colur

if less than…select Red Colour..

ஒரு தடவை செஞ்சி பாருங்க…

நூத்துக்கனக்கான வேலைகள் இருந்தாலும்..அன்னெக்கி செய்ய வேண்டிய வேலைகள் ஜம்முன்னு சிவப்பு கலர்ல காட்டும்… உங்க பாஸ் கிட்டே சபாஷ் வாங்கலாம்…அப்படியே நமக்கும் ஏதாவது டிரீட் வைங்க….

இத்துடன் இன்றைய எகசல் முதல் பாடம் நிறைவுற்றது… அடுத்த பாடம் விரைவில் 

Goal Setting

எதை எதையோ செஞ்ச்சி வெட்டியா பொழுது போக்குறீங்களே…ஏதாவது MBA மாதிரி ஏதாவது படிச்சா என்ன?? என்று என் திருமதியார் நொய் நொய் என்று அனத்தி எடுக்க நான் இப்போது MBA முடித்து விட்டேன்.

நீதி : (எப்பொவும் என்னோட போஸ்டிங்க் படித்த பலர் அல்லது சிலர் கேட்கும் கேள்வி: என்ன சொல்ல வர்ரீங்க??…) அதனால நீதியை மொதலில் சொல்லி வைக்கிறேனே.. பொண்டாட்டி நொய் நொய் என்றால் கொஞ்சம் காது குடுத்து கேளுங்க..நல்லதும் நடக்கலாம் (சில சமயங்களில்)

எங்கே சுத்தியும் கடைசியில் கம்பராமாயணம் இழுத்து வரும் கலை (சிலர் கொலை என்றும் நினைக்கலாம்) மாதிரி MBA ல் எங்கு சுத்தினாலும் கடைசியில் சில பல M Factors சொல்லி விடுவார்கள்.

Machinery இப்படியாக…

இன்னும் இதே போல் விடுபட்ட (பாடபுத்தகங்களில் சொல்லப் படாத) M Factors பத்தி யோசிச்சா… ஒரு லிஸ்ட் கெடைக்குது miscellaneous என்ற தொகுப்பில் அதனை அடக்கி விடலாம். அதில் Malaiyaalee, Madam, Methods, முகவெட்டு…இப்படி நிறைய சேத்துட்டே போகலாம்.

அது சரி.. தமிழில் Management தொடர்பான புத்தகங்கள் இல்லையே என்று கவலைப் படுபவரா நீங்க??

வள்ளுவரிடம் பாத்த Management Skills பத்தி இறையன்பு IAS ஜம்முன்னு ஒரு புத்தகமே போட்டிருக்காரு… அதன் ஆங்கில வடிவம் வேணுமா??? தேடுங்க.. கூகுலாண்டவர் அருள் புரிவார்.

சமீபத்தில் ராமர் ஒரு Management Guru என்று பெயரை விட அதிகமாய் ஸ்ரீ ஸ்ரீ ஸ்ரீ ஸ்ரீ அதிகமாய் வைத்துள்ளவர் எழுதிய புத்தகம் மேலோட்டமா பாத்தேன்..(எதையுமே முழுசா பாப்பதில்லைங்கிறது தான் ஊருக்கே தெரிஞ்ச சேதியாச்சே..??)

ராமர் எப்படி Management பத்தி பாடம் எடுக்க முடியும்??

சீதை பிறந்த வீட்டுக்கு போனப்பொ இரு நாள் ராமர் பொழுது போகாமெ ஒரு டிராமா (அதாங்க..அந்த கால கூத்து…) பாக்க போனாராம். அங்கே போனா…அங்க்கேயும் ராமாயணம் தான் கதையாம். ராமர் சீதையை பிரிஞ்ச சீன்.. நடிப்பில் பின்னி பெடலெடுக்கிறார் அந்த நடிகர். ராமர் யோசிக்கிறார்… அடப்பாவி.. நான் கூட இவ்வளவு கவலைப் படலையே?? இந்த நடிகன் இவ்வளவு கவலைப்பட்டது போல்… ராமன் கவ்லைப்பட்டு யாரிடமும் சபாஷ் வாங்க வேண்டிய அவசியம் இல்லை.. ஆனால் நடிகனுக்கு சபாஷ் வாங்கியாக வேண்டும்.. (இந்த இடத்தில் சுகி சிவம் அவர்களுக்கு நன்றி சொல்லியாகனும்..இதை அவரிடம் சுட்டதுக்கு)

அப்பொ ராமகதையோ…ராமரோ..அவர்களை விடவும் போற்றுதலுக்கு உரியவர் அதை கதை வசனம் எழுதி டைரக்ட் செய்தவர் தானே.. ஆக கம்ப ராமாயணத்தில் Management Guru கம்பர் தானே?? (இதை நேரடியா சொல்லித் தொலைக்க வேண்டியது தானே?? எதுக்கு இவ்வளவு இழுவை?)

சரி இப்பொ… கம்பர் சொல்லும் Goal Setting கதைக்கு வருவோம்… அவர் சொல்லும் Sequence கொஞ்சம் பாருங்க…

1. Objective of the Job: என்ன செய்யனும்கிறதில் தெளிவு வேணும்.. இது தெரியாமா பொழுதன்னைக்கும் ஃபேஸ்புக்குலெ விழுந்து கிடந்தா என்ன யூஸ்??

2. Assighn the Job..: யாருக்கு என்ன வேலை தரனுமோ நச்சுன்னு அதைப் பாத்து குடு.

3. Give him the required resources: நல்ல மேனேஜருக்கு அழகு என்ன தெரியுமா?? நீ என்ன வேண்ணாலும் செய்யி… எனக்கு தேவை இதை முடிக்கனும்..அவ்வளவு தான். இதையெ சிடுமூஞ்சிப் பேர்வழிகள் எப்படி சொல்லுவாங்க தெரியுமா?? நீ என்ன செய்வியோ ஏது செய்வியோ எனக்குத் தெரியாது… நம்மாளு எதையும் செய்யாமெ வந்து நிப்பான்.

4. Fix the Target: கெடு வச்சி கையில குடு..அவன் கிடு கிடுன்னு வேலை பாப்பான்..

5. Get Feed Back: வேலையைக் குடுத்தா முடிஞ்சதா வேலை?? அப்பப்பொ மொபைல்ல புடி… மயிலும் செய்..ஆளை கண்கானிச்சு ரிப்போர்ட் கேளுபா..

6. Review the Task: அலசு…அலசு…அழுக்கு போகும் வரை அலசு… வேலை முடியற வரை விடாம அலசு.

இதை எல்லாம் கம்பர் சொல்லி இருக்கார்… சொன்னா நம்ப மாட்டீங்க.. இடம் பொருள் விளக்கம் சொன்னா நம்புவீங்களா?? (உங்களை நம்ப வைக்கவே நான் இந்தப் பாடு பட வேண்டி இருக்கே???)

1. வேலையில் தெளிவு : சீதையினை தென் திசை சென்று தேட வேண்டும்.
2. Team Leader: அனுமனை appoint செய்தல்.
3. Resource: இரண்டு வெள்ளம்(மில்லியன் அல்லது பில்லியன் என்று என் ஊகம்) வானரப் படை தருதல்.
4. கெடு: முப்பது நாள் தான். (அட..இதைத்தான் நம்ம Right to Information – தகவல் பெறும் உரிமை சட்டத்திலும் கெடு வைத்தார்களோ??)
5. தகவல் அப்பொப்ப தரணும்
6. ஒரு மாசம் முடிஞ்சி மறுபடியும் சந்திப்போம்.

இது சுக்ரீவன் இட்ட Action Plan. கம்பர் தான் இங்கு Management Guru..

பாட்டு பாக்கலாமா??

வெற்றி வானர வெள்ளம் இரண்டொடும்
சுற்றி ஓடித் துருவி ஒருமதி
முற்று றாதமுன் முற்றுதிர் இவ்விடை
கொற்ற வாகையினீர் எனக் கூறினான்.

இப்பொ மேலாண்மை ஆசான் கம்பர் தான் என்றால் நீங்க ஒத்துக்கிவீங்க தானே???

மீண்டும் சந்திப்போம்.